Sally.H
在飛速變化的全球商業環境中，展會是一座接往世界各國的橋樑，連結著來自不同文化與產業的企業，而負責策劃、執行和溝通對接的專業人員，則是這座橋樑背後的無名英雄。
某次在海外展覽，我認識了專門負責媒合海外會展服務的項目經理 Sara，她的工作充分展現了現在 MICE 產業的趨勢，經常帶著企業飛往各個國家參展。如果妳也嚮往海外出差、與不同文化交流，那麼一定要來了解 Sara 環遊世界的一天。
MICE 產業在做什麼？
MICE 是會議（Meetings）、獎勵旅遊（Incentives）、會展（Conventions）、展覽（Exhibitions）的縮寫，涉及規劃與管理商務會議、大型展覽、獎勵旅行等活動，目的是促進企業合作、拓展市場並提升品牌影響力，是專注於商務活動與人際交流的產業。
Sara 目前在上海一家會展服務公司，身兼兩個部門的主管職務：項目經理和市場推廣（顧問）。主要職責是協助中國廣告與印刷公司參與國際展會，負責從展位預訂、與主辦方溝通到現場佈展及後續商務媒合的全流程。
「有些中國公司只有國內貿易、想要拓展海外市場，就會跟我們去觀展、觀察當地的市場情況，之後再開始安排參展。」
除了展覽本身，Sara 也要安排參展後的當地遊覽活動，讓參與者在商務行程中也能獲得文化體驗，「企業透過參展可以展出你的產品、開拓其他市場的渠道、找到經銷商之外，也可以認識到當地環境和周邊國家。」
Sara 形容自己的角色是一個多功能的橋樑，是企業與國際展會主辦方之間的溝通渠道，也說明通常策劃、市場屬於兩項職務，她兼任兩者的工作內容剛好可以相互配合。
「我跟展會聯繫、收到的資訊就可以給到市場。我做行銷就可以認識更多協會、積攢人脈之後，這些資源就可以立刻接軌到市場推廣。」
專訪海外會展策劃經理 Sara。（圖／Sara 提供）
海外參展的一天：像導遊帶團出國
近期剛結束泰國曼谷 11 月的 Impact 廣告展，Sara 說那次因為飛行時間較短，也是大多人熟悉的亞洲環境文化，所以算比較舒適的一次行程。
但今年七月到南美洲的一次出差，讓 Sara 至今記憶猶新。從上海飛往巴黎再轉機到巴西，整趟行程耗時將近 24 小時。
「我們在上海時，天氣很悶熱出一身汗，但到巴黎之後天氣微涼，還要繼續飛十多個小時，到了巴西（南半球）又是很冷的冬天，我穿著短袖又渾身黏黏的，整個人疲累又狼狽。」
Sara 說明，通常會安排大家提展會前兩、三天抵達，抵達目的地第一天先到飯店休息、自由活動，第二天早上八點、九點開始攤位佈置。
「展覽攤位就像大型施工現場，」這一環節最繁忙，她常需要處理各種突發狀況，「這時候會有各種問題一次冒出來。A客人跟你說椅子數量、B客人說插座沒電、C客人東西弄不上去，我就要去找主委，客人催我、我催主委。」
除了展會本身，Sara 的角色也類似導遊，需安排客戶參觀當地景點，協助聯絡當地旅行社並分配車輛與餐廳，她笑說：「其實到了國外，我的工作就有點像導遊一樣，會帶大家一起包車出門、安排當地行程。只是我們主要是參加展覽。」
專訪海外會展策劃經理 Sara。（圖／Sara 提供）
專訪海外會展策劃經理 Sara。（圖／Sara 提供）
海外會展策劃的收入
Sara 提到，她自幼在上海生活，雖主修新聞，但後因大陸新聞就業環境艱難，才轉而攻讀廣告碩士學位。畢業後，她原本打算進入廣告公司，後來透過家人推薦，她才輾轉加入了會展服務業。
在中國大陸，會展策劃是一份充滿挑戰的工作，但收入也相對穩定。
Sara 入職一年半的年薪約為 15 萬人民幣，儘管比不上廣告行業的高薪，但這份工作帶來的成長讓她覺得值得。「這個薪資水準在我的同學中算中等，更多的是收穫經驗與人脈。」
海外會展策劃的挑戰和職業病
「奧客和時差，可能是我工作的兩大挑戰。」有時碰到展會主辦方常因時差而延遲回覆，Sara 說，有時即使給出準確指示，仍會被客戶要求再次確認，讓主辦方不厭其煩，而她也只能承擔像是夾心餅乾的角色。
展會佈置階段常常問題百出，例如客戶訂單未付款導致貨品無法到貨、或是不同國家主辦方的溝通方式千差萬別，時差也讓事情變得更加複雜。
此外，Sara 也笑說因為每個月都要飛往不同國家，有時候真覺得累到不想上飛機，「公司每週都有參展行程。從北美的美國、南美的巴西、厄瓜多，到歐洲有德國，非洲有南非、尼日、利亞，亞洲則有東南亞各國和俄羅斯⋯。」
而高頻率的國際飛行與時差壓力，讓剛入行時的她容易高焦慮感，時常在下班後仍檢查訊息，生怕錯過客戶通知或是緊急事件。
但隨著經驗增加，她學會放鬆心態，下班後為自己留白時間，現在學會回家後靜音訊息應用程式，給自己留些喘息的時間。
專訪海外會展策劃經理 Sara。（圖／Sara 提供）
專訪海外會展策劃經理 Sara。（圖／Sara 提供）
MICE 工作秘訣：敢說敢做不退縮
「剛開始工作壓力真的很大。因為一個小失誤都可能影響整個流程。」Sara 回憶起剛入行，因未及時支付展位家具費，導致客戶在佈展當天無法使用椅子。從那時起，她開始養成事前反覆核對的習慣。
Sara 認為，這份工作的必備特質除了要有良好的語言能力、溝通技巧，還要有靈機應變的邏輯思維、多問多學以及抗壓性，「情緒穩定很重要，因為大多數時候你是在處理問題。」
她笑說，自己原本是一位內向的「I 型人」，但在處理展會事務的過程中，她變得更願意主動交流，現在能從容面對突發狀況，甚至能自信地進行公開演講。
「這份工作讓我變得更勇敢。」Sara 也說，這是一份很累但值得嘗試的工作，她也建議有興趣的新人：「不要害怕犯錯，也不要輕易退縮，每個問題都有解決的辦法。」
轉訪海外會展策劃經理 Sara。（圖／Sara 提供）
MICE 工作的下一步：更多國際合作
「我發現自己很喜歡這種跨文化的溝通，與外國人合作很直接，挑戰中也有樂趣。」Sara 如今 28 歲、踏入職場不算長時間，但她希望未來能繼續在展會策劃領域發展，特別是有更多機會與國際客戶交流。
對於想入行或對會展策劃工作感興趣的人，Sara 給出兩點建議：「第一，語言能力很重要，尤其是口語溝通；第二，要有心理準備，這份工作會遇到很多突發狀況，但問題總是有解決的辦法，不要輕易退縮。」
透過 Sara 的故事，我們不僅了解了會展策劃的工作內容，也看到她在職涯中如何成長。從處理小至椅子數量，大至商務媒合，她的每一步努力都為企業搭建了一條通往世界的橋樑。
Sara 在工作中的細膩、靈動和熱情，藏在她不厭其煩的溝通中，也藏在那些跨越時差的每一封郵件裡，持續在世界各地留下足跡。
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